Assistente do chefe, o cargo mais importante da empresa


E deu no Wall Street Journal de 2013! Mais atual, impossível!

Assistente do chefe, o cargo mais importante da empresa

Exatamente com essa manchete! E não é que estamos com tudo?

Claudia Schaffer, Secretária Executiva da Presidência da Rede TV! compartilhou no Facebook e amei o texto publicado no jornal americano em 2013, e não pude deixar de compartilhar com vocês. Aproveitem, compartilhem, e valorizem-se!

Se D’Andra Galarza estivesse à beira da morte, ela tem certeza que o que veria a sua frente não seria o filme de sua vida em um segundo, mas o de seu chefe, o presidente da NBC Universal Inc.

Depois de 10 anos como assistente executiva de Edward Swindler, acordando às 4 da manhã para se assegurar de que ele conseguiria pegar o primeiro voo do dia e estocar o escritório com seus salgadinhos e doces favoritos – bolacha água e sal, balinhas mentoladas e o cereal Honey Nut Cheerios —, Galarza diz que não tem nenhuma ilusão sobre quem tem prioridade.

“Você trabalha muito, se dedica arduamente para que eles possam fazer o melhor e brilhar”, diz ela. “Você só fica nos bastidores dando força.”

As assistentes pessoais — guardiãs das agendas, chaves de acesso e segredos — dos altos executivos do mundo corporativo raramente são notadas, mas elas têm um profundo efeito no dia a dia dos líderes que assistem. Elas fazem tudo, de planejar viagens de negócios, comprar presentes de aniversário e cuidar de animais de estimação, até participar de reuniões de alto escalão e decidir quem pode ou não se reunir com o chefe. O trabalho muitas vezes não é reconhecido e exige sacrificar a vida pessoal dos assistentes, mas estes funcionários exercem uma influência nos níveis mais altos da empresa e têm grande poder na organização.

A carreira pode ser bastante incerta, no entanto, e o sucesso dos assistentes muitas vezes está atado à trajetória dos executivos para os quais trabalham. Se o chefe é demitido, o assistente pode acabar no limbo. E como muitas das funções dos assistentes estão sendo automatizadas, eles agora estão sendo valorizados pelo seu conhecimento dos negócios e sendo tratados como um “parceiro” do chefe.

Nos Estados Unidos, assistentes executivos estão se organizando para ganhar mais destaque. Um grupo criado recentemente organiza eventos para valorizar a profissão, reunindo assistentes em festas de casas noturnas e sessões de spa e, no próximo mês, promove a conferência “Por trás de cada líder”, em New Jersey. Entre os eventos programados estão “Ioga e Meditação para o Assistente Executivo” e o relato de um executivo sobre como sua assistente salvou a empresa depois do furação Sandy.

Fundado em São Francisco em 2012, o grupo de tem cerca de 1.000 membros, a maioria dos quais paga entre US$500 a US$ 1.500 por ano para ter acesso a eventos e seminários on-line até um mentor pessoal.

Mark Zuckerberg e sua assistente de muitos anos, Anikka Fragodt
Mark Zuckerberg e sua assistente de muitos anos, Anikka Fragodt ED BAKER

Anikka Fragodt é considerada uma celebridade no reino dos assistentes executivos. Até março passado, ela era o braço direito de Mark Zuckerberg, o fundador e diretor-presidente do Facebook . Por mais de sete anos, ela planejou tudo, desde uma festa à fantasia para 350 pessoas, com um aviso prévio de apenas 48 horas, até o casamento secreto do jovem executivo com Priscilla Chan, em 2012. (Só quatro pessoas sabiam com antecedência, diz ela, e a quarta pessoa era a assistente de Priscilla.)

Fragodt também se descreve como uma parceira de Zuckerberg no mundo dos negócios, ajudando-o a se preparar as para reuniões e se reunindo com outros membros da equipe para garantir que eles entenderam a visão do chefe. Ela também adotou o moleton com capuz que é a marca registrada de Zuckerberg e diz que podia antecipar as necessidades do chefe em um relance.

“Agora não é mais como antigamente onde a secretária usava saia curta, fazia o café e outras tarefas banais,” diz Fragodt. “Hoje, ela participa de reuniões e representa o executivo. A parceria é mais forte.”

Zuckerberg disse num e-mail que “Anikka começou a trabalhar no Facebook no início, quando tínhamos menos de 100 funcionários, e ainda estávamos descobrindo que tipo de empresa poderíamos ser. Anikka me ajudou a ser um melhor presidente”.

Em seu último ano no Facebook, Fragodt, de 44 anos, recebia um salário anual de US$ 135. 000, um bônus de 30% e opções de ações que a deixaram em uma situação financeira para lá de boa, diz. Hoje, ela dedica a maior parte do tempo fazendo trabalho voluntário até decidir qual será o próximo passo em sua carreira.

Fragodt aconselha assistentes executivos a serem visíveis, mesmo que pareça um tanto estranho.

Melba Duncan, presidente do Duncan Group, firma de recrutamento e treinamento profissional, contrata assistentes executivas de alto nível com salários que variam entre US$ 75.000 a US$ 175.000. Os executivos querem assistentes que estejam bem informados sobre assuntos globais e tendências econômicas e que os ajudem a tomar decisões importantes, diz ela. Isso significa que muitos candidatos têm pós-graduação como um MBA ou até um diploma de Direito.

Os melhores assistentes executivos se esforçam para aprender tudo sobre a empresa em que trabalham, acrescenta Duncan, que foi assistente executiva de Peter Peterson quando ele era presidente do banco Lehman Brothers. Se Peterson chegava de manhã com um livro, ela corria e comprava uma cópia, diz ela. “Não que eu tivesse que discutir o assunto do livro com ele.”

As assistentes ganham status por causa do alto perfil de seu chefe. Galarza, da NBC, diz que uma vez outro executivo tentou suborná-la para obter informações sobre uma reunião confidencial de seu chefe. “As pessoas sabem que eu sei tudo,” diz ela.

Mas é uma espécie de código secreto das assistentes executivas, acrescenta. “Todo mundo me trata com luvas de pelica. Se eu estivesse trabalhando para um vice-presidente, não seria assim.”

 

Fonte: https://www.wsj.com/articles/assistente-do-chefe-o-cargo-mais-importante-da-empresa-1383261348?tesla=y&fbclid=IwAR2BFIHDuSve4F04p5XuYuvIyj8Wj1LENwAoKhEN98ROxL_xjVDtPpxgHpI

 

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Emoção à flor da pele by Ângela Scórsin


 

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Olá amigos,

Ainda sob efeito de forte emoção, pois minha ida para São Paulo no último dia 19/10 teve um propósito definido. Representar o Comitê de Secretariado do DF na Premiação “Profissional de Secretariado do Ano” realizado pela Conferência Nacional de Secretariado – CONASEC, organizado pela querida Stefi Maerker, hoje, Diretora da SEC Talentos Humanos.

O evento aconteceu no Hotel InterContinental: luxo, beleza, modernidade e infraestrutura impecáveis.

Estiveram presentes cerca de 300 profissionais da área de secretariado, docentes e convidados.

Fomos agraciados com palestrantes renomados, tais como: a própria Stefi que falou sobre O papel do Secretariado no mundo corporativo, da importância de se reinventar todos os dias diante dos obstáculos do século XXI; Profª Dra. Renira Appa, coordenadora do curso de secretariado executivo e pós-graduação da FECAP que abordou o tema  Cortesia Linguística sobre como precisamos tomar cuidado com nossa comunicação verbal e não verbal; Michelle Rodrigues explanou de forma dinâmica sobre o Método GTD – Getting Things Done, extraordinária fórmula, digamos assim, de otimizar e organizar melhor nossas tarefas do dia a dia; Gustavo Mello de Almeida, diretor da GWA Turismo e patrocinador do evento falou sobre a relevância da política de viagem no cenário atual. Assunto este de grande importância, pois a parceria entre o secretário e a agência trará resultado positivo para ambos; Angélica Nascimento, assistente executiva da Cafés Brasil falaou sobre Indicadores de Performance na função de secretariado, explanou o quanto esse trabalho a ajudou em sua formação e dos demais colegas dentro da empresa; Renata Perina, Gerente de Marketing da 3M do Brasil palestrou sobre o Poder da Inovação, mostrando a história de como surgiu o Post it. Agora falando a verdade. O Post-it é o queridinho das secretárias, não é?

E por último, a palestra foi com Jeni Shih, Executiva de Cognitive LA na IBM que falou sobre Inteligência Artificial e Soft Skills.

Nossa! Essa palestra foi mega interativa, pois tivemos em primeira mão o prazer de falar com o aplicativo “Watson” desenvolvido há pouco tempo por eles. Incrível!!! Desmitificou a dúvida que de que os robôs irão nos substituir. Não mesmo. Precisamos usufruí-los com parcimônia a nosso favor.

Sem dúvida foi maravilhoso rever amigos, e fazer novas amizades, mas o principal mesmo e para aqueles que me conhecem, e sabem o quanto o COMSECDF é importante em minha vida, puderam sentir, comigo, minha emoção ao ganharmos o 1º lugar no voto popular. E o quão fascinante foi termos a honra de concorrer com profissionais extraordinários: Bianca Rosário, Sandra Tarallo, Patrícia Fonseca, Valquíria e Bete D’Elia.

Estou desde o início no Comitê, vendo o crescer, como um filho. Os percalços que passamos, conflitos, decepções, alegrias, risos abraços…mas acima de tudo, a inspiração de motivar cada membro que entra, e a cada reunião, as ideias, trocas de experiências, e o mais lindo é ver que todos têm o mesmo objetivo: amor ao secretariado.

O grupo tem um perfil diversificado, o que torna muito mais desafiador os debates nas reuniões. Somos uma família que defende uns aos outros.

Ajudamo-nos não só na parte social, mas também na profissional. Eu, particularmente acreditei desde o início que iríamos crescer, apostei tudo, e esse sempre foi meu sonho, e no momento do resultado da premiação, passou um filme do início de tudo. Marcela Brito e Simara Rodrigues, dois ícones do Secretariado no DF e idealizadoras do Comitê, que por motivos alheios, não puderam ir ao evento, e no ensejo de tantos outros membros, eu e Betânia Sousa, secretária no Ministério da Cultura, profissional competente e engajada, fomos agraciadas para representá-las.

Como disse uma amiga querida: tinha que ser você Ângela naquele momento…. Sim. Emociono-me só de lembrar a torcida de muitos, antes do resultado, e a torcida forte do Comitê de Secretariado de Rondônia que estava presente, pois nós incentivamos seus participantes a criarem o grupo e ficamos felizes com o resultado.

Dedicamos este prêmio a você que votou e apostou em nosso trabalho, e também meu muito obrigada, do fundo do coração a todos os membros do Comitê por acreditaram em nosso propósito e caminharem conosco em prol de uma profissão linda. J

Grande abraço,

Ângela Scórsin

Secretária Executiva

SRTE nº0002988/DF

Contato: (61)9.8203-7774

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A importância que você tem e que não percebe…by Karla Mustafa


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Olá pessoal,

Nem sei quantas vezes já pedi desculpas pela minha ausência por aqui….e hoje meio que levei um “puxão de orelha”….

Mas  de uma forma diferente que fez com que EU desse a mim mesma o puxão de orelha…por quê?

Estou há um ano na Caixa Seguradora (e muito feliz, diga-se de passagem) e pela correria acabo que não tenho tanto contato com as outras secretárias como eu gostaria…só rapidinho por telefone, uma ou outra pessoalmente e as vezes nos encontramos e uma nem sabe quem a outra é…

Mas hoje, liguei para uma colega que tenho contato basicamente só por telefone e bem rapidinho, e qual foi minha surpresa quando ela me disse que descobriu que eu sou a autora do blog que ela acompanha há anos, e que inclusive um artigo que postei aqui foi importante em uma decisão que ela tomou…ela disse “fiquei chocada!”

E eu vos digo: quem ficou chocada fui eu…e aí vem a pergunta: Você tem conhecimento de sua importância  e  não percebe?

Fiquei refletindo e cheguei a conclusão que mesmo sempre me esforçando pra ser low profile, ficar só nos bastidores e tals acabo influenciando positivamente na vida das pessoas, e essa imagem profissional que construí, os trabalhos que fiz com prazer e dedicação (muitos  deles voluntários) foram importantes pra alguém…e essa é a maior recompensa…

Lembrei hoje também de um evento no qual participei e uma pessoa perguntou: “Você é a Karla Mustafa do blog? Não imagina como estou emocionada por te conhecer, pois graça a você consegui o emprego que estou hoje!” Isso tem preço?

E engraçado que justo nesse mês recebi outras formas de reconhecimento na empresa e no comitê de secretariado do qual faço parte…e claro que dou valor mas acabo sempre chegando à conclusão que não sou tudo isso pra merecer esse reconhecimento todo… mas SOU SIM e por isso não posso sumir: do meu blog, do comitê, dos apoios em outras ações de secretariado, da dedicação que me entrego ao meu trabalho, das parcerias, das amizades novas e antigas, das fotografias, e de escrever…algo que gosto muito mas não o faço (low profile, lembram?)

Mas essa rasgação toda para minha pessoa é para chegar em VOCÊ.

Você sabe do valor que tem? Da importância que tem para outras pessoas e  não percebe? Que sem saber você pode estar ajudando a alguém, até mesmo um desconhecido, de alguma forma?

O que falta? Olhar pra dentro de você e buscar o que tem feito para receber esse reconhecimento…

Falta de confiança…falta de segurança em suas ações…falta de feedback…falta de oportunidades para mostrar o valor que você tem? Ou excesso de baixa auto estima…excesso de timidez…

Busque a resposta dentro de você e pense que em algum lugar, para alguém você tem uma importância que muitas vezes desconhece…e grite ao mundo SOU PHODA SIM e lutei para isso…sempre sem perder a humildade, sem puxar o tapete de ninguém e principalmente, dando chance aos outros de reconhecerem  o valor que você tem e não se envergonhar por isso.

@Nati…dedico a você esse post…

Beijos

Karla Mustafa

 

 

Um profissional de sucesso por Ângela Scórsin


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Um profissional de sucesso

 

Semanas atrás li um artigo sobre carreira e liderança: “Os 3 pilares de um profissional de sucesso”, logo após me questionei.

Eu sou uma profissional de sucesso?

Depois de alguns minutos passando um filme em minha mente desde o início da minha entrada no mercado de trabalho, explanei. Sim!!!

Considero-me uma profissional de sucesso. Feliz com a minha conclusão. E você? Considera ter sucesso na carreira? O que é um profissional de sucesso? Vamos refletir. Pois bem. Há tantos fatores a serem vistos. No artigo de Fernando Mantovani, Diretor Geral da Robert Half (empresa internacional de recrutamento e seleção), ele comenta que a ascensão profissional vai além de um ótimo salário ou um cargo de status. O que concordo plenamente.

Para ele, o sucesso se resume em três palavras: Paixão, Excelência e Estabilidade. Depois de muita reflexão, das lembranças boas e de alguns tropeços na minha vida profissional, desde o início (comércio), até o momento como Secretária Executiva, constatei que ao longo de desse percurso, nunca coloquei o salário como prioridade, muito menos um cargo de status.

Toda trajetória desde a época como vendedora, depois recepcionista e agora Secretária Executiva, eu prezo em servir com qualidade e excelência, e fazer o meu melhor para todos. E, acredito piamente, que isso fez toda a diferença nas oportunidades que apareceram na minha vida.

Nessa caminhada profissional sempre tive paixão pelo que faço e respeito para com meus gestores e colegas. Se não sei algo, corro atrás de aprender e me especializar. Peço ajuda, e tento fazer com qualidade e amor. Cursos? Participo sempre que posso, pois, além de agregar conhecimentos, aumenta minha carteira de contatos.

Estudo a organização, observo a forma de trabalho, e me adapto a tudo, e a todos. Fico atenta às mudanças, imprevistos e conflitos.

Nas atividades sempre faço um pouco a mais do que pedem. Mas, atenta sabendo até onde posso ir. E de certa forma, sempre tive a estabilidade emocional para lidar com os conflitos, e hoje, muito mais madura claro, adquiri o equilíbrio emocional para aceitar as inovações tão rápidas que geram um certo estresse. (pelo menos para mim).

Cabe a nós sabermos como e de que forma enfrentá-los. Mas, respeito a forma de cada um ver as mudanças.

Amigos…Isso não é uma regra, muito menos uma formula secreta, mas trabalhar com amor, fazer suas atividades com excelência e lembrar que “gentileza gera gentileza”, afirmo sim, que você terá uma porcentagem grande de ter sucesso em sua carreira.

Reflita com carinho e pense. Sempre podemos melhorar para sermos um Profissional de Sucesso.

Abraço

Ângela Scórsin

Secretária Executiva

SRTE nº0002988/DF

 

Artigo: Todo cuidado é pouco por Ângela Scórsin


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Todo cuidado é pouco 

Ângela Scórsin

 

Este artigo remete a uma lembrança muito boa do passado. Nosso diário.

Quem nunca teve um diário todo enfeitado e guardado a 7 chaves? Eu tinha. Maior medo de alguém pegar e ler nossas intimidades, fraquezas, alegrias e desabafos internos.

Pensando bem…era uma boa terapia para a época. Objeto onde podíamos colocar nossas frustrações e/ou alegrias: escrevendo, desenhando e/ou colando fotos.

Hoje esse diário chama-se Facebook. Sim, porque postamos ali tudo, mas tudo mesmo em relação a nossa vida, desde a hora que acordamos até a hora que vamos dormir.

Há àqueles que publicam inclusive a falta de sono. Momentos alegres, felizes e por vezes hilários. Eu gosto de ver isso. Divirto-me com as piadas e me emociono com algumas mensagens. Dificilmente colocamos algo ruim que nos acontece, a não ser que isso sirva de exemplo para outros, como atos e avisos de utilidade pública.

Eu particularmente gosto de postar e/ou compartilhar mensagens motivacionais, assuntos que agreguem ou façam diferença na vida social e/ou profissional de alguém.

Esse diário nos proporciona acompanhar amigos de longe, e as fotos nos ajudam a matar a saudade, mas é uma ferramenta que tem que ser usada com muito tato. Explico.

Recentemente participei de um processo seletivo onde a gestora selecionou alguns currículos via LinkedIn e alguns por indicação. Dos 10 currículos no total, a gestão filtrou 05 candidatos para a entrevista. E sabe como foi feita essa filtragem?

A pessoa pesquisou o perfil de cada um no Facebook. Sim. Isso mesmo. Muitas empresas utilizam esse processo com maestria no resultado.

Para minha alegria, eu ganhei a vaga, pois tenho o perfil, experiência e habilidades que a vaga exigia. O interessante é que a pesquisa foi feita averiguando toda minha ação em prol da profissão, ou seja, minha participação em seminários, congressos e eventos diversos, mas….o mais curioso, pelo menos para mim, foi que o gestor teve o cuidado e a preocupação de ver os comentários sobre mim (graças a Deus são ótimos).

Claro que apesar disso tudo, uma boa entrevista observando a comunicação verbal e não verbal é que realmente a chefia pode sentir segurança na contratação. Depois conversando com o RH, fiquei pensado e refletindo o quanto isso é importante. Acho que se um dia eu tiver uma empresa, utilizarei o mesmo critério, alias isso vale para qualquer área de contratação. Fica a dica.

Voltando a minha reflexão, quero deixar registrado que não tenho nada contra a liberdade de expressão e com a vida de cada um, mas, todo cuidado é pouco na hora de expor sua vida nas redes sociais. Ser cauteloso nunca é demais.

Ponderar postagens, curtidas e ou expressão de opiniões quando surgirem assuntos polêmicos como os de cunho político ou religioso e etc…dependendo do que for exposto, isso pode atrapalhar um negócio, uma contratação e até perder um relacionamento.

Vocês acreditam? Isso é a realidade da nossa vida virtual.

Um grande abraço a todos

Ângela Scórsin

Secretária Executiva

SRTE nº0002988/DF

Contato: (61)9.8203-7774

Adaptação, mudanças, reinvenção by Ângela Scórsin


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Bom dia pessoal,

Sumida, mas de vez em quando apareço, assim como nossa colaboradora do blog, e minha irmã de coração e alma, Ângela Scórsin, que nos traz hoje uma belíssima reflexão sobre nossa profissão. Concordo com cada vírgula, principalmente porque já tive minha Miranda…e que em meu caso vestia Armani e não Prada 🙂 e para complementar o texto de Ângela, reforço que nada é mais importante do que a paz de espírito e a alegria em trabalhar satisfeita e feliz, nem mesmo muitos R$R$R$… 

Desfrutem!

 

Olá amigos

As palavras a seguir são como um breve relato da minha jornada secretarial. Trabalho como secretária desde 1996, e sou grata a Deus por isso. Amo muito o que faço e sempre tive muito êxito na profissão. Primeiro porque sou mega responsável em tudo que faço, sempre me aperfeiçoando (me considero a mulher curso), de fácil convívio, e principalmente, apesar de conservadora, apta a mudanças. Já passei por empresas pequenas, médias e grandes. Já assessorei chefes homens, mulheres, uns bonzinhos, outros nem tanto…já passei por duas Mirandas Priestly (O Diabo Veste Prada). Acho que toda secretária já viu esse filme, mas apesar do sofrimento, e bota sofrimento nisso, foi justamente com eles que aprendi a ter controle emocional. Sim, era preciso. O primeiro me desestabilizou completamente. Quem trabalhou comigo na época, sabe bem o que passei, mas já no segundo, o controle dos meus sentimentos ajudou por diversas vezes a vontade de chutar o balde, literalmente falando. Na verdade, o que quero dizer sobre isso, é que independente do que passei, nunca desisti, porque eu queria fazer o melhor sempre. Ser a melhor secretária do mundo? Não. Porque isso seria egoísmo da minha parte, mas sim, fazer a diferença. Existem muitas secretárias maravilhosas que assim que comecei, me inspiraram. Nesses 22 anos atuando em diversos setores (públicos e privados), aprendi a desenvolver habilidades técnicas e emocionais. Tive que aprender a lidar com a tecnologia (e confesso que ainda hoje não sou muito boa nisso), mas, encaro, aprendo, dou um jeito. Fiz leituras e assisti palestras sobre psicologia para poder lidar com o perfil dos gestores, e claro, com os colegas de trabalho. Aqui dou uma dica importante:  para você ter um bom relacionamento interpessoal com as pessoas precisa adquirir a habilidade da empatia, que nada mais é que se colocar no lugar do outro, assim, você consegue administrar uma boa porcentagem dos conflitos em sua vida.  Por todas as empresas que passei, presenciei pessoas de boa índole e outras não, observei e me adaptei a elas e ao contexto, mas sempre com moral e ética. Aliás, adaptação é um dos requisitos básicos em nossa profissão. A forma como as informações e alterações de estruturas mudam no mercado, é preciso rebolar para não deixarmos a peteca cair, ou seja, se reinventar a toda hora. Vou abrir um parêntese. Lá no início comentei que sempre tive êxito na profissão, mas não financeiramente falando. Mas a culpa é minha, e não tenho vergonha de expressar. Os salários sempre foram a contento, mas eu poderia ter um salário melhor se tivesse me dedicado a um segundo ou terceiro idioma. Isso mesmo. Eu até fiz alguns cursos, mas não dei continuidade. Outra dica importante: estudem uma língua estrangeira com fervor, pois isso é um diferencial sublime na hora de discutir o salário. Continuando meu relato, em minha trajetória tive mais alegrias do que decepções. Alegria de aprender coisas novas, fazer novas amizades e muitas se tornaram como irmãos (isso não tem preço), reconhecimento profissional e pessoal. Decepções apesar de poucas, doeram muito. Frustações com pessoas (colegas e chefia), atividades e ambientes. Isso tudo faz parte, e hoje, eu vejo como positiva essa escalada profissional. A cada degrau, uma vitória. Então, se você quiser ser um (a) secretário (a) de excelência, primeiramente estude a organização como um todo: produto e/ou serviço, estrutura, departamentos (quem faz o quê), cultura, colegas, clientes, fornecedores, e claro o perfil do seu gestor. Faça cursos que agreguem conhecimentos técnicos, emocionais, relacional, de caráter empreendedor, participe de congressos, seminários, palestras, enfim, tudo que você aprender, será um diferencial em sua carreira, e certamente será um profissional de sucesso.

 Obrigada,

Ângela Scórsin

Secretária Executiva

SRTE nº0002988/DF