FÓRUM anual de SECRETARIADO EXECUTIVO – SP – 03/10


Data: 03 de outubro de 2015 

Local: São Paulo 

Inteligência emocional – Você consegue desenvolver as habilidades para um bom ou excelente desempenho?!

Você sabe criticar e não gerar conflitos?

As tendências e Exigências para o Mercado de Secretariado em tempos difíceis.

Estória de secretári@s de sucesso

Você sabe ter uma postura de liderança com eficiência na organização?

Você consegue usar uma linguagem em que as pessoas te entendem e te atendem com prontidão?

Atualize-se sobre novidades e materiais de natureza cerimonial. Aplique novos conceitos em eventos empresariais; reuniões, jantares, recepção de executivos e outros trabalhos

Você tem algum diferencial na comunicação e no atendimento?

Postura ética – etiqueta profissional

Lei anticorrupção e seus aspectos quanto a conflitos de interesse, proteção do patrimônio da instituição, transparência nas comunicações internas e com os stakeholders da organização, denúncia, prática de suborno e corrupção em geral.

Você já passou por situações que precisou se superar? E continua a ter este comportamento para se automotivar?!

Gestão do tempo e projetos

Projetos sustentáveis- o que é isso?

Você sabe gerenciar projetos, detectando diariamente as prioridades e urgências?

Estes e outros temas serão abordados para você sair do fórum com a postura de uma verdadeira rainha ou verdadeiro rei.
Transforme-se e inspire quem esta a sua volta.

Palestrantes:

Isabel Cristina Baptista – SINSESP

Vera Martins – ASSERTIVA

Tereza Casulli – Fundação Mokiti Okada

Márcia Rizzi – Treinamentos Organizacionais

Magali Amorim Mata –

Fernando Borges Vieira   – Coach

Programação completa e valores com Fernanda Alencar: 11.2936-4389 ou info@maximatreinamento.com.br

 

 

Uso do Whatsapp no trabalho pode dar demissão; veja regras e riscos


12/08/2015 06h00 – Atualizado em 12/08/2015 08h02

Ações na Justiça aumentaram devido ao mau uso do aplicativo.
Veja regras que valem tanto para empregado quando para empregador.

Marta Cavallini Do G1, em São Paulo

O aplicativo de mensagens instantâneas WhatsApp, assim como as demais redes sociais, agiliza a comunicação entre as pessoas em qualquer lugar e hora. Mas, quando se trata do uso do aplicativo no trabalho, é preciso cuidado e bom senso. A regra vale tanto para o empregado quanto para o empregador.
Segundo o advogado trabalhista Bruno Gallucci, do escritório Guimarães & Gallucci, com a popularização do WhatsApp aumentou o número de ações trabalhistas na Justiça. Isso principalmente porque é cada vez mais comum que os profissionais, depois do horário do expediente, continuem sendo acionados pelo empregador para resolver questões do trabalho por meio do aplicativo. “As conversas fora do expediente de trabalho podem servir de prova e, dependendo do caso, abrem caminho para pedido de horas extras”, explica.

Gallucci alerta, porém, que todos os casos devem ser avaliados. “Caso sejam apresentados os prints das conversas, isso pode servir de prova contra o empregador e resultar em uma condenação trabalhista em favor do empregado. O mais indicado é que a empresa evite esse tipo de contato com os empregados, ainda mais fora do expediente de trabalho”, recomenda.

Para Daniela Moreira Sampaio Ribeiro, advogada do escritório Trigueiro Fontes, o empregado deve ter cuidado ao se dirigir aos colegas ou a um superior hierárquico nas conversas do aplicativo e também ter moderação na sua utilização durante o expediente. “O empregador tem o direito de exigir do empregado concentração total no seu trabalho, proibindo ou restringindo a utilização da ferramenta para fins particulares. Nesse caso, a desatenção do empregado à orientação pode ter como consequência a aplicação de penalidades disciplinares”, diz.

A advogada trabalhista Vanessa Cristina Ziggiatti Padula, do escritório PK Advogados, alerta que se o aplicativo for utilizado de forma inadequada pelos funcionários eles podem ser advertidos, suspensos ou até ter o contrato rescindido por justa causa.

Empresa em que Felipe Bossi trabalha proibiu
o uso do WhatsApp (Foto: Arquivo pessoal)

Proibição
Para evitar problemas, a empresa em que Felipe Bossi trabalha proibiu o uso do WhatsApp. E o supervisor de RH de 26 anos tem a missão de comunicar aos funcionários da empresa de serviços de limpeza, portarias e construção sobre a proibição. “A orientação é para evitar o uso. Se a pessoa utiliza com certeza não é para coisas de trabalho. Já tive provas de que tira a atenção, o funcionário acaba fazendo os procedimentos de forma errada”, diz.

Além do WhatsApp, a empresa bloqueou o uso de redes sociais como Facebook no computador e celular.

Segundo ele, a orientação veio depois que a empresa notou que o uso do aplicativo estava atrapalhando o desempenho dos funcionários. “Há cerca de um ano e meio, logo que notamos que o WhatsApp estava sendo muito usado, já bloqueamos”, afirma.

Os recém-admitidos são informados da proibição na integração com a empresa. “Não é muito bem aceito, mas eles obedecem”, conta. Ninguém foi demitido por descumprir a regra. “Eles têm bom senso, sabem que atrapalha”, diz Bossi.

O supervisor de RH diz que se o funcionário precisa acessar o aplicativo para uma emergência ele tem direito, “aí usa rapidinho”. “Mas o dia inteiro de bate papo, o celular apitando, não é aceitável”, explica.

Os funcionários não recebem instruções pelo Whatsapp ou Facebook, só por email. Se o funcionário é flagrado usando o aplicativo, ele tem a atenção chamada.

Veja abaixo o que pode e não pode e o que pode causar punições e até demissão:

PRINCIPAIS PROBLEMAS

Horas extras
Daniela Moreira Sampaio Ribeiro, do escritório Trigueiro Fontes, diz que a solicitação de tarefas ao empregado via WhatsApp fora do seu horário de trabalho pode configurar tempo à disposição do empregador e motivar reclamações trabalhistas pleiteando o pagamento de horas extras.

Vanessa Cristina Ziggiatti Padula, do escritório PK Advogados, diz que a empresa não pode exigir do empregado a utilização do aplicativo em seu aparelho pessoal ou a compra de telefone compatível –  a exigência apenas poderá ocorrer se o aparelho telefônico for ferramenta de trabalho, concedida pelo empregador e o Whatsapp um meio de comunicação oficial da empresa.

“Outra questão é o sobreaviso, que é o tempo em que o empregado está à disposição do empregador, podendo ser contatado por aparelho celular ou outro meio de comunicação equivalente, em períodos determinados e nos quais deveria estar em descanso, com restrição na liberdade de ir e vir. As mensagens trocadas pelo WhatsApp equiparam-se, nesse caso, a mensagens trocadas no e-mail corporativo”, explica Vanessa.

“O funcionário pode receber hora extra em situações que lhe seja exigido o desempenho da atividade laboral fora da jornada normal de serviço, e quando essas horas extras são realizadas por meio do WhatsApp, como respostas a problemas que surgem de repente, dúvidas e pareceres, temos a chamada ‘jornada virtual’, ressalta Bruno Gallucci, do escritório Guimarães & Gallucci.

Assédio
“Também os excessos dos gestores na forma de comunicação com os seus comandados, realizando cobrança excessiva, utilizando termos ofensivos e desrespeitosos ou expondo um subordinado de forma negativa e vexatória diante do grupo podem caracterizar um assédio moral e motivar reclamações trabalhistas com pedido de dano moral”, diz Daniela.

Segundo ela, esse mesmo assédio pode ser motivo de reclamação trabalhista contra o empregador se, praticado por colegas do mesmo nível hierárquico, a empresa tomou conhecimento e nada fez para punir o empregado “ofensor”.

De acordo com Vanessa, o uso do WhatsApp de forma inadequada com clientes ou colegas de trabalho poderá levar a penalidades se o aplicativo for utilizado como instrumento de comunicação virtual disponibilizado pelo empregador, servindo como ferramenta de trabalho, destinado essencialmente à troca de mensagens de caráter profissional.

Punições
Daniela diz que punições disciplinares pelo mau uso do WhatsApp podem ser aplicadas pelo empregador quando o empregado dirige-se a colegas de trabalho ou a superior hierárquico de forma desrespeitosa e inadequada. Ou quando o empregado utiliza o Whatsapp para fins particulares, durante o horário de trabalho, comprometendo a sua produtividade e concentração. Nesse caso, se houver regra proibitiva do empregador, a punição ao empregado pode ser mais severa, por ele estar descumprindo regra estabelecida.

Gallucci lembra que o uso de forma exagerada do aplicativo durante a jornada de trabalho, por motivos alheios à função exercida, pode resultar em erros, desvio de atenção e mau desempenho por parte do empregado. Esse uso sem limites pode levar a punições como advertência, suspensão e até uma dispensa por justa causa.

AÇÕES MAIS COMUNS

 

De acordo com Vanessa, existem ações na Justiça do Trabalho geralmente quando o colaborador é demitido por justa causa. Os motivos mais comuns de demissão são a divulgação de informações sigilosas da empresa a terceiros, quebra de confidencialidade ou até mesmo assédio moral contra colegas de trabalho. “Em alguns casos, a proibição do uso do celular ocorre para preservar a segurança do empregado e de terceiros e, nesse caso, se a regra é desobedecida, também leva a medida disciplinar e dispensa por justa causa”, diz.

Daniela diz que as mais comuns são de empregados pleiteando horas extras pelo tempo à disposição do empregador, por meio de mensagens de trabalho trocadas via WhatsApp fora do horário de expediente normal, e alegação de assédio moral, protagonizado por superiores hierárquicos, em razão de ofensas e tratamento desrespeitoso em grupos do aplicativo.

Mau uso
Também existem ações trabalhistas nas quais as empresas defendem a justa causa por má conduta comprovada por meio de conversas e participação em grupos de WhatsApp em que o empregado se manifesta de forma ofensiva contra a empresa ou seus superiores hierárquicos, de acordo com Daniela.

Segundo Gallucci, além da crescente demanda de ações por causa de horas extras, há pedidos de reversão de justa causa em decorrência da despedida do empregado pelo mau uso do aplicativo.

PROVAS QUE PODEM SER USADAS NAS AÇÕES

O empregado pode reunir provas de que houve contatos via Whatsapp fora do horário de trabalho. Segundo Vanessa, o empregado pode preservar as mensagens e requerer a realização de perícia judicial para apresentação das informações em juízo ou mesmo apresentar as imagens das conversas. “Mas é importante esclarecer que qualquer tipo de mensagem eletrônica tem valor probatório relativo, ficando a critério do juiz avaliar se as informações comprovam as alegações em ação judicial”, informa.

Para Daniela, as mensagens gravadas no próprio aplicativo são meio de prova suficiente, pois registram o conteúdo da conversa, as partes envolvidas, além do dia e hora da troca de mensagens. “Para utilização em processo judicial, o ideal é levar o aparelho celular em um cartório oficial ou Tabelionato de Notas e Registro Civil para que um tabelião transcreva as conversas registradas no Whatsapp num documento chamado Ata Notarial. Esse documento tem cunho oficial e pode ser juntado em qualquer processo judicial”, explica.

Bruno Gallucci diz que a Justiça aceita como prova em processos trabalhistas a grande maioria de documentos, conversas eletrônicas, gravações, fotos e e-mails, desde que as informações tenham sido obtidas de forma lícita.

“O empregado não pode esquecer, entretanto, que para configurar as horas extras não basta uma simples resposta a uma pergunta do seu superior hierárquico. É necessário, via de regra, em observância ao princípio da razoabilidade, que a comunicação seja um tanto quanto considerável”, alerta.

PREVENÇÃO DE PROBLEMAS

É possível evitar ações na Justiça se a política em relação ao uso da ferramenta for clara. Vanessa diz que é preciso instituir uma política clara sobre a utilização de ferramentas com acesso à internet durante a jornada de trabalho, orientação dos empregados e fiscalização do uso correto.

Para Daniela, o empregador deve orientar os seus gestores. “Uma boa opção é a criação de regras formais para a utilização da ferramenta, uma espécie de manual de procedimento, disponibilizado a todos, para que se saiba, de antemão, o que é uma conduta adequada e o que é excesso”, diz.

Já o advogado trabalhista Gallucci considera que o empregador deve definir todas as regras em contrato ou criar um código de conduta interno, estabelecendo formas de controle do trabalho e da jornada, bem como regras de utilização do WhatsApp dentro e fora do ambiente profissional por meio de um regulamento, com conhecimento do empregado.

O QUE O EMPREGADOR PODE EXIGIR

O empregador pode proibir o uso do aplicativo durante o horário de trabalho. Para Daniela, caso o empregador entenda que há comprometimento da produtividade, o empregador pode proibir tanto a utilização do aplicativo quanto do próprio telefone celular particular no ambiente de trabalho. Contudo, nessa hipótese de proibição, o empregador tem que disponibilizar ao empregado linha fixa de telefonia para uma necessidade de comunicação fora do ambiente de trabalho.

Vanessa explica que durante a jornada de trabalho, o empregador pode exigir que o empregado tenha sua atenção totalmente focada no desempenho de suas atividades, já que a jornada de trabalho é tempo à disposição do empregador, integralmente remunerado.

No caso do celular, segundo Vanessa, a proibição do celular também é justificada por questões de segurança, já que o aparelho pode causar distração ao empregado e, consequentemente, acidentes.

“Em regra, o que se condena é o uso abusivo dos celulares e os seus diversos aplicativos, sendo que o empregado deixa em segundo plano as atividades dentro do ambiente de trabalho, podendo o empregador impor limites, desde que com previsão expressa no contrato de trabalho ou no código de conduta interno”, diz Gallucci.

PUNIÇÕES AOS EMPREGADOS

Se não seguir as orientações do empregador quanto ao uso do celular e aplicativos, o empregado pode ser advertido, suspenso e, dependendo da gravidade do fato, até demitido por justa causa em caso de regra de conduta expressa não ser seguida, segundo Vanessa.

Para Daniela, para que seja possível a punição, as regras devem ser claras e amplamente divulgadas no ambiente corporativo, ou seja, todos os empregados devem ter plena ciência do que podem e do que não podem fazer, para que eventual punição seja legítima.

“As penalidades começam por uma punição mais branda, no sentido de advertir o empregado de que a sua conduta está inadequada. A dispensa por justa causa é a mais grave das punições e só pode ser aplicada se ficar comprovado que o empregado insistiu em desrespeitar as orientações do empregador, apesar de já ter sido repreendido por diversas vezes, com as penalidades mais brandas”, explica.

Contudo, segundo ela, existem situações em que uma única conduta é considerada grave o suficiente para justificar a demissão por justa causa. Um exemplo disso é a divulgação pelo empregado, via WhatsApp, de imagens comprometedoras que violem segredo da empresa ou que exponham a público alguma situação que deveria ser preservada. “Nessa hipótese pode-se entender que houve falta grave e quebra de confiança, pelo empregado, que impossibilitam a continuidade da relação de emprego e justificam uma justa causa”, conclui.

Secretária Bilingue OPAS/OMS – Brasília


VAGAS

VAGA: OPAS/BRA/24-15

Título:   Secretária Bilíngue (CLT- Terceirizado)

Duração do contrato: prazo indeterminado, com 3 meses de período probatório

Remuneração: R$ 3955,42 (mensal)

Benefícios: Plano de saúde e odontológico, VT e VR/VA (valor facial R$ 32,00/dia útil)

Local: Brasília, Brasil 

A OPAS/OMS Brasil não se responsabiliza por eventuais custos de mudança de residência, caso o(a) candidato(a) não resida em Brasília. 

Inscrições até 09 de agosto de 2015 

Mais Informações                       Candidate-se

Fonte e envio de CV: http://www.paho.org/bra/index.php?option=com_content&view=article&id=1826

Precisa-se secretária/recepcionista para multinacional (terceirizada) em Brasília


Estudante de Secretariado Executivo ou recém-formada para trabalhar em empresa terceirizada para atender multinacional em Brasília.

Atividades:

– Recepção

– Serviços secretariais (atendimento telefônico, acesso a sistemas, e-mails e internet, malotes, elaboração de ofícios)

– Apoio à copa

Requisitos

– Estudante de Secretariado ou recém-formada

– Experiência a partir de 1 ano na área

– Descrição, cordialidade, bom relacionamento interpessoal

Das 8h às 17h com 1 hora de almoço

Salário em torno de R$ 2.500,00 mais benefícios

Início das atividades em Setembro

Interessadas enviar CV para assessoriaexecutivabsb@gmail.com

Somente serão considerados os CVs que atendam estritamente o perfil informado.

Dica de leitura: Secretariado Intercultural de Marcela Brito por Karla Karina


 

Há alguns meses escrevi aqui sobre a importância da leitura. E hoje venho indicar um livro muito interessante principalmente para quem atua na área de Secretariado Executivo. Este tema, interculturalidade me foi apresentado por Marcela Brito, em uma palestra na UPIS e desde então venho acompanhando não só a Marcela pessoa, como a Marcela profissional e dona do site http://www.marcelabrito.com , que, aliás, indico como leitura diária, assim como o blog da minha querida Karla Mustafá, este que no momento estou com muito carinho ajudando a construir com minhas escritas descompromissadas mas ao mesmo tempo com profunda vontade de compartilhar o lado bom do secretariado.

Em seu livro Marcela aborda a necessidade do profissional de secretariado ter uma ligação cultural com o mundo e assim dentro de seu ambiente de trabalho desenvolver habilidades de convivência que ultrapassem os limites da relação gestor e secretário. É preciso saber lidar com as diferenças culturais que no mundo globalizado são extremamente claras. Atuar com respeito ao que o outro é a bagagem que ele carrega e à sua história de vida. É ser antes de tudo um ser humano melhor.

Conforme ela mostra ao longo de 92 páginas, a interculturalidade é um tema muito jovem diante do tempo de vida do secretariado executivo. Mas é um tema que precisa ser abordado nos cursos de secretariado executivo pelo Brasil e principalmente deve ser vivido por cada profissional. Como fazer isso, Marcela dá as dicas em seu livro.

Sugiro essa leitura pela leveza da escrita e para de alguma forma despertar em você o gosto pela leitura e o gosto por desafios. Sair da zona de conforto do que o mercado te oferece. Criar em si uma vontade de ser um profissional menos engessado e mais aberto às diferenças que naturalmente surgem em nosso dia a dia.

Permita-se conhecer o novo, culturalmente e profissionalmente. Permita-se saber o que existe além do seu mundo, que mesmo sendo complicado, é cheio de coisas muito interessantes.

beijos

Karla Karina

 

 

Artigo: o efeito colateral da competência


Um novo estuda mostra que disciplina e o autocontrole em excesso podem prejudicar sua carreira

Executiva Mulher Empresa Carreira Otimismo (Foto: Shutterstock)
PESSOAS COM PERFIL DISCIPLINADO PODEM SE TORNAR UM PROBLEMA PARA OS GESTORES MENOS ATENTOS. PORQUE A TENDÊNCIA É QUE SE SACRIFIQUEM MAIS POR SEUS COLEGAS DE TRABALHO, SEGUNDO OS PESQUISADORES (FOTO: SHUTTERSTOCK)

Ser competente, disciplinado e ter autocontrole sobre suas atitudes são características, à primeira vista, positivas no ambiente de trabalho. No entanto, um novo estudo da Duke’s Fuqua School of Business, publicado na Business Insider sugere que as pessoas com esse perfil – aquele tipo que lembra o aniversário de todo mundo, pede salada em vez de batatas fritas, topa projetos fora de sua descrição de cargo e resolve conflitos facilmente – pagam um preço por ter essas virtudes.

É o efeito colateral de ser certinho. “As pessoas sempre falam sobre como é bom ter autocontrole”, diz a pesquisadora Christy Zhou Koval, candidata a Ph.D. e uma das autoras do estudo, que foi publicado no mês passado pelo Journal of Personality and Social Psychology. E, de fato, sob diversos pontos de vista, ter esse comportamento é algo positivo. “Pessoas determinadas encontram o que buscam”, afirma ela. “São melhores em perseguir objetivos. Estabelecem relações de parceria muito boas.” Segundo a pesquisadora, esses profissionais também costumam ter melhores situações financeiras do que os pares menos disciplinados, tendem a ser mais saudáveis e geralmente têm relações interpessoais de melhor qualidade.

Mas, embora as parcerias e as relações interpessoais sejam destacados como pontos fortes dos mais certinhos, no estudo, é possível que essas relações se limitem ao contato superficial. Quem levanta o ponto é Renata Filippi, diretora geral de recrutamento da consultoria brasileira Stato. Segundo ela, pessoas com esse perfil devem tomar cuidado para não passar do ponto e se tornarem chatas aos olhos dos demais. “O profissional politicamente correto, perfeccionista, às vezes é excessivamente metódico”, afirma. “Ele pode acabar prejudicando suas relações de trabalho porque as pessoas gostam de se divertir, de tomar um chope juntas no fim do expediente, de dar risada, de jogar futebol juntas. E, muitas vezes, o disciplinado demais não tem tempo nem para uma brincadeira.”

As relações de lazer fora do trabalho são, para a consultora, um elemento que também contribui para as relações na empresa. “As interações descontraídas geram conexão entre as pessoas. Acaba surgindo uma afinidade entre elas, que pode ajudar em uma reunião para negociar com outro departamento ou na hora de ser flexível para contribuir com o colega. O certinho demais pode criar um distanciamento de seus pares.”

O ônus para ele – o bônus para os outros

Outro efeito colateral do alto nível de autocontrole, segundo os pesquisadores de Duke, é uma frequente sobrecarga de atividades. Os outros tendem a esperar mais de colegas que fazem mais. A pesquisadora e seus colegas descobriram, com seu estudo, que temos a tendência a dar mais e mais trabalho para as pessoas que demonstram competência e disciplina – o que, de novo, faz todo sentido. Porém, o fato de a pessoa fazer mais não significa que esteja sendo mais fácil para ela do que seria para os outros. “As tarefas exigem o mesmo esforço de pessoas com autocontrole”, diz Christy – a diferença é que elas são melhores no quesito persistência. Elas também tendem a se adaptar melhor às estratégias. E, por isso, podem facilmente ter seu desempenho subestimado.

Pessoas com esse perfil disciplinado podem se tornar um problema para os gestores menos atentos. Porque a tendência é que se sacrifiquem mais por seus colegas de trabalho, segundo os pesquisadores, mesmo quando esses sacrifícios custam seus objetivos pessoais. “Quando um gestor tem um subordinado que cumpre a tudo pronta e perfeitamente”, diz Renata Filippi, “a tendência é você ocupá-lo com ainda mais tarefas.”

Em uma empresa com avaliação meritocrática, isso não é um problema. Afinal, quem faz mais é reconhecido por isso. Ganha espaço, mais áreas para tomar conta e mais alta remuneração. Portanto, o esforço se converte em ganhos palpáveis.

O problema é quando a empresa não tem um sistema meritocrático. “E muitas não têm”, diz a consultora. “Há companhias que têm até um pouco de dificuldade de valorizar as pessoas que surpreendem e entregam mais do que o esperado. Apenas aumentam o volume de trabalho, sem aumento de salário nem promoção.” É claro que, com o tempo, essa situação é frustrante para o profissional competente.

Os pesquisadores de Duke, porém, não sugerem que as pessoas com alto nível de autocontrole deixem de ser assim. Os benefícios da competência e da disciplina ainda superam os custos, dizem eles.

Mas os gestores (e os colegas de trabalho) devem prestar a atenção no próprio comportamento para não abusar dos mais disponíveis – sob o risco de perdê-las de vista.

Artigo publicado na Época Negócios Online e enviado pela colaboradora Ângela Scorsin para este blog.